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21

Mar.2015

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家じゅうの書類を整理する5つのステップ



こんばんは特派員・整理収納コンサルタントのYuriです

突然ですが
家電や雑貨の保証書や取扱い説明書
金融や住宅関連の重要書類etc・・・
家庭にあるこういった書類や紙の情報どんな風に管理されていますか?



クリアポケットファイルやドキュメントファイルで保管?
引出やボックスにざっくり保管?
もしかして・・・管理していない!?





「どこに保管したかわからない!」

「新旧混在していてどんどん増えていく!」




普段使うモノではないけれど、いざ必要になった時に見つからないと困る重要書類
本日は紛失を防ぎ必要な時にすぐ取り出せるように
今回はファイルボックスを使った収納をご紹介します


書類整理


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1.家庭にある書類をすべて集める


□金融関係

銀行関連
クレジット関連
ローン関連
保険(健康・建物・車など)
厳選徴収・給与明細
年金関連
税金(確定申告・固定資産税など)

□暮らしに関するもの

取扱い説明書・保証書類
修繕・工事関連(記録など)


※日常で発生する書類

領収証・レシート類
学校や地域のおしらせ
手紙・DM類

こういった書類は使用頻度が高いのでたまにしか使わない保証書などの書類とはは別保管
整理収納の手順はほぼ同じなので整理したら普段から手に取れる場所に別収納しましょう


2 集めた情報から不要なモノを取り除く


□有効期限切れの書類
(毎年最新のモノが届く書類の場合は前年度分)

□廃棄した製品の保証書や説明書



有効期限や保管期限のない書類をどれくらいの期間保管したらいいか?
「明細関係は数年分保管したほうがいい」そうですがわたしは1年分保管しています


『1年分なのか3年分なのか?』

ここで重要なのは何年保管するのか?より
保管期限と廃棄のルールを決めておくこと

このルールがないと「なんとなく」でどんどん書類が溜まっていくので注意!!



4.書類を分類


残しておく書類を大分類→小分類とわけていく


わが家を例に挙げると

□保険関係
生命保険・自動車保険・火災保険・医療保険・・・

□年金・税金・銀行・クレジットなどお金に関するモノ
ねんきん定期便・銀行からのお知らせ・自動車税・住民税

□家電・雑貨
家電製品・保証書や説明書のある雑貨類




3.収納用品を準備する


収納に使うグッズは3つ


1.ファイルボックス
A4を横に収められるサイズ

2.個別フォルダー
薄い保証書などはこれに挟むだけ

3.持ち出しフォルダー
分厚い説明書などはマチのあるこちらに入れる




参考までにわたしが使っている商品は


○ファイルボックス○ 
無印良品ポリプロピレンファイルボックス・スタンダードタイプ・A4用・ホワイトグレー

○個別フォルダー○ 
プラス 個別フォルダーA4 グレー FL-061IF 87099 10枚入

○持ち出しフォルダー○ 
プラス 持ち出しフォルダー A4 グレー FL-061PF 87139 1袋(10枚入)




4.用意した収納グッズに書類を収める


分類した書類を薄いモノは個別フォルダーに
分厚いモノは持ち出しフォルダーに挟みファイルボックスに入れていく



この時にTVが3台あったら1台分ずつフォルダーを作るのか?
TVというグループのしてひとつのフォルダーにするのか?


これはどちらが正しい、間違っているということはなく
自分はどちらがしっくりくるか?で選ぶといいと思います


1台ずつ違う製品だからとひとつひとつ分けたい方
全部TVという製品だからひとまとめにしたい方


わたしは後者で
電気ケトルにトースターやレンジも”キッチン家電”というグループにしてひとつのフォルダーにしています
使うフォルダーが増えるとその分かさが増すと使うそれを収めるファイルボックスも増えるし
フォルダーが細かいと探す時手間がかかる
そんな理由からざっくりしたグループにしています




5.分類したフォルダーにラベルをつけてファイルボックスへ入れる


出来上がったフォルダーには製品名やグループ名のラベルをつけます
手書きでもいいしラベルライターなんかを使ってもOK
PCでシールを作ってもいいですね

ラベルでそのフォルダーに何が挟まっているかがわかるようにしましょう


ここまでできたら手順の4番目で決めた大分類に合わせてファイルボックスへフォルダーを収めます
フアィルボックスにもラベルを貼ればさらに便利


書類



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これで普段使わない家の中にある書類関係の整理収納が完成
あとは完成したファイルボックスを収納場所へ収めたら終了



今回の整理収納の手順を簡潔に書くと


1.すべてを集める(収納場所の場合はすべて出す)
2.不要なモノを取り除く
3.分類する
4.分類したモノに合わせた収納用品や収納場所を確保する
5.収納用品や収納場所に分類したモノを収める



整理収納はこの5ステップがすべてではないのですが
今回紹介した書類整理だとこの手順で”ほぼ”完成


普段頻繁に使うモノではないけれど
必要になったときにすぐ取り出せるのってすごく便利
「無くしちゃった!」で替えのきかないモノも多いので
書類の整理、ぜひチャレンジしてみてください

WRITER

yuri


特派員
整理収納コンサルタント



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